KI-Automatisierung, die Prozesse wirklich erledigt.
Mehr Output. Weniger Chaos. Mit KI-Workflows, die LAUFEN.
Wir bauen und betreiben KI-Workflows, die wiederkehrende Aufgaben automatisch erledigen – von E-Mails & Dokumenten bis CRM, Kalender und Reporting.
Schnell umgesetzt, sauber dokumentiert und messbar im Alltag.
30-60h
Zeitersparrnis pro Monat
2–6 Wochen
bis zum ersten Live-Workflow
99%+
fehlerfreie Verarbeitung (mit Regeln/Validierung)
Monitoring
Alarme & Logs inklusive
Typische Prozesse, die wir automatisieren
Wiederkehrende Abläufe aus Backoffice, Vertrieb und Operations – individuell, stabil und messbar.
Automationen, die im Alltag messbar Zeit & Kosten sparen
Erfahren Sie, wie unser Team messbare Ergebnisse liefert – indem es Handwerkskunst, Effizienz und innovative Lösungen für jedes Kundenprojekt kombiniert.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Herausforderung
Täglich kamen Rechnungen per E-Mail und Scan rein.
Mitarbeiter speicherten sie manuell, benannten Dateien um, trugen Daten in Tabellen ein und suchten Belege später mühsam wieder heraus.
➡ hoher Zeitaufwand
➡ Fehleranfällig
➡ Chaos in Ordnern
Lösung
Wir entwickelten einen KI-Workflow, der:
• Rechnungen automatisch erkennt (PDF, Scan, Foto)
• Lieferant, Betrag & Datum ausliest
• Dateien korrekt benennt und ablegt
• Einträge in Google Sheets/ERP erstellt
• Benachrichtigung bei fehlenden Daten sendet
Alles vollautomatisch.
Ergebnis
⚙ 3 Prozesse
vollständig automatisiert
📉 –70%
manuelle Arbeit im Backoffice
Automatisierte Lead- & Anfragenverarbeitung
Herausforderung
Der Kunde erhielt täglich Anfragen über Website, E-Mail und Portale.
Diese mussten manuell sortiert, beantwortet und ins CRM übertragen werden.
➡ langsame Reaktionszeiten
➡ vergessene Anfragen
➡ chaotische Datenpflege
Lösung
Wir entwickelten einen zentralen KI-Workflow, der:
• neue Anfragen automatisch erkennt
• Inhalte analysiert & kategorisiert
• Leads im CRM anlegt
• automatische Antwortmails versendet
• Termine direkt vorschlägt oder bucht
• Follow-ups auslöst
Alles ohne manuelle Arbeit.
Ergebnis
⚡ 90 %
schnellere Bearbeitung von Anfragen
⏱ 10+ Std/Woche
Zeitersparnis
Stabile Automations-Systeme
Wir entwickeln Workflows mit klarer Architektur, Tests und Ausfallschutz – keine Bastellösungen, sondern zuverlässige Prozesse für den Alltag.
KI dort, wo sie wirklich Zeit spart
Von Dokumentenerkennung über E-Mail-Klassifizierung bis Entscheidungsunterstützung – KI wird gezielt integriert, nicht als Spielerei.
Monitoring & laufende Betreuung
Alle Workflows werden überwacht, dokumentiert und bei Bedarf angepasst – damit Automationen langfristig stabil laufen.
Unsere Pakete
Ob einzelner Workflow oder komplettes Automationssystem — transparent, fair und ohne Abo-Zwang.
Unser Automations-Prozess – von Analyse bis laufendem Betrieb
Wir identifizieren Automationspotenziale, bauen stabile KI-Workflows und betreuen die Systeme langfristig – transparent, effizient und skalierbar.
Woche 1
Prozess-Analyse & Automations-Konzept
Wir analysieren Ihre bestehenden Abläufe, identifizieren Zeitfresser und entwickeln einen klaren Workflow-Plan inklusive Tools, Datenflüssen und Sicherheitsmechanismen.
Ergebnis:
✔ klare Automationsstrategie
✔ Aufwand & Nutzen transparent
✔ kein Risiko durch Blindbau
Woche 2-4
Workflow-Build & Integration
Wir entwickeln die Automationen, integrieren Ihre Tools (E-Mail, CRM, Cloud, Datenbanken, KI) und testen alles mit echten Szenarien.
Ergebnis:
✔ stabile Prozesse
✔ Fehlerabfang & Monitoring
✔ sofort einsatzbereit
Laufend
Monitoring, Support & Skalierung
Wir überwachen alle Workflows, beheben Probleme automatisch oder manuell und erweitern Systeme bei neuen Anforderungen.
Ergebnis:
✔ langfristige Stabilität
✔ keine Ausfälle
✔ mitwachsendes System
Wir bauen Automations-Systeme, die Unternehmen entlasten
Wir unterstützen Unternehmen dabei, manuelle Prozesse durch intelligente Automationen zu ersetzen.
Unser Fokus liegt auf stabilen KI-Workflows für Backoffice, Vertrieb und Operations – von der Analyse bis zum laufenden Betrieb.
Keine Tool-Spielereien, sondern echte Systeme, die Zeit sparen, Fehler reduzieren und mit dem Unternehmen wachsen.
Transparenz, saubere Architektur und langfristige Betreuung stehen bei uns im Mittelpunkt.
📉 weniger Fehler & Chaos
durch strukturierte Systeme
🧠 Systemdenken statt Einzellösungen
Ganzheitliche Prozessautomatisierung
Häufig gestellte Fragen
Wir haben Antworten auf die häufigsten Fragen unserer Kunden gesammelt – damit Sie unsere Prozesse, Zeitpläne und Kollaborationsbedingungen besser verstehen können.
Wie starten wir den Prozess?
Wir beginnen mit einem kostenlosen Prozess-Check, in dem wir Ihre aktuellen Abläufe analysieren und Automationspotenziale identifizieren.
Anschließend erhalten Sie einen klaren Umsetzungsplan inklusive Aufwand, Zeitrahmen und Nutzen.
Wie schnell können Automationen umgesetzt werden?
Einfache Workflows sind oft innerhalb weniger Tage einsatzbereit.
Komplexere Systeme benötigen in der Regel 2–6 Wochen – inklusive Tests und Absicherung.
Können bestehende Systeme integriert werden?
Ja – wir verbinden bestehende Tools wie E-Mail, CRM, Cloud-Speicher, Datenbanken und interne Systeme zu einem automatisierten Workflow.
In den meisten Fällen ist kein Systemwechsel nötig.
Was passiert nach der Umsetzung?
Wir bieten laufende Überwachung, Fehlerbehebung und Weiterentwicklung der Workflows an.
So bleiben Automationen stabil und wachsen mit Ihrem Unternehmen.
Für welche Branchen eignet sich Ihre Automatisierung?
Unsere Workflows sind branchenübergreifend einsetzbar – besonders häufig im Handwerk, Immobilien, Dienstleistung und KMU-Umfeld.
Überall dort, wo E-Mails, Dokumente, Daten und wiederkehrende Prozesse anfallen, lassen sich große Effizienzgewinne erzielen.
Wie stellen Sie Datenschutz und Sicherheit sicher?
Alle Automationen werden DSGVO-konform umgesetzt, mit sicheren Verbindungen, Zugriffskontrollen und optionalem Self-Hosting.
Sensible Daten bleiben in Ihren Systemen.
Wie setzen sich die Kosten zusammen?
Die Kosten richten sich nach Umfang und Komplexität der Automationen.
Typisch sind einmalige Setup-Kosten für den Aufbau sowie optional laufende Betreuung für Monitoring und Optimierung.
Im Prozess-Check erhalten Sie eine transparente Einschätzung.
Wann amortisiert sich eine Automatisierung?
In vielen Fällen bereits innerhalb weniger Wochen durch eingesparte Arbeitszeit und reduzierte Fehlerkosten.
Der konkrete Nutzen wird vor der Umsetzung transparent berechnet.
Unternehmen
Leistungen
Rechtliches
Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen, die Unternehmen dabei helfen, zu wachsen und messbare Ergebnisse zu erzielen.
Schäfer Systems
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